Sua produtividade está sendo sufocada pelo caos digital. E a solução é mais antiga do que você imagina!

Cartas aos Inquietos #02

Como ter uma base de conhecimento ou intranet pode salvar você, seu trabalho ou a sua empresa.

Qual é a senha mesmo?” “Onde salvaram a apresentação final?” “Quem tem o logo novo em alta resolução?”

Se perguntas assim são a trilha sonora do seu dia de trabalho, você tem um problema.

Talvez o termo “Intranet” soe como algo dos anos 90, coisa de multinacional com carpete cinza. Mas a verdade é que a ideia por trás dela nunca foi tão necessária.

Hoje, vivemos sufocados pela desorganização. Documentos, senhas, links, planilhas, fotos... um universo de materiais digitais que você não lembra onde salvou e talvez nunca mais encontre. Mesmo precisando deles agora.

O cemitério de arquivos (que chamamos de “Drive”)

Para quem não lembra, a Intranet era (ou é) um portal interno onde se encontrava tudo: do telefone de um cliente a um formulário de reembolso. Era o “Google” da empresa.

Esse conceito evoluiu. Hoje, chamamos de “Base de Conhecimento” (Knowledge Base), “Wiki Interna” ou “Hub Digital”.

O paradoxo é que, na era da Inteligência Artificial, do compartilhamento fácil e de drives com terabytes infinitos, a bagunça digital assumiu o controle. As ferramentas que deveriam nos ajudar a organizar, muitas vezes, só criam mais gavetas vazias e pastas duplicadas.

E o custo disso é altíssimo.

O custo da bagunça

O problema não é só estético. A desordem digital drena a produtividade.

• Horas perdidas: Quanto tempo sua equipe passa procurando arquivos ou pedindo permissões que já tem, mas não sabe onde?

• Conhecimento que vaza: Quando um colega sai da empresa, com que frequência o conhecimento (e os arquivos) vão embora com ele?

• A síndrome de “Sherlock Holmes”: Novos colegas precisam ter habilidades de detetive para encontrar o básico, porque a criatividade na hora de nomear arquivos (”Versao_Final_AGORA_VAI_v2.pdf”) corre solta.
  
  

  Como estamos resolvendo isso (um caso real)

  Aqui na minha empresa, usamos pastas compartilhadas, mas o caos estava se instalando. Esta semana, nossa “Intranet moderna” começou a tomar forma.

  Nós já usamos um sistema de cursos (LMS) para nossos clientes. Decidimos usá-lo internamente. Criamos “cursos” que, na verdade, são nossa base de conhecimento, organizando todos os links, manuais, processos e materiais essenciais.

  O processo inicial dá trabalho? Sim. Mas vale cada minuto.

  E aqui vai o ponto principal (desculpe a ênfase, mas é crucial): não adianta criar uma árvore de links se os nomes não forem INFORMATIVOS. Um arquivo chamado “Template” não diz nada. “Template: Proposta Comercial (PPT)” diz tudo.

  Uma pausa para organizar é libertadora

  Meu objetivo não é ensinar você a usar uma ferramenta específica. É inspirar uma reflexão.

  Estamos passando tempo demais procurando coisas e nos estressando com o acúmulo digital. Uma pausa para organizar o conhecimento da sua equipe pode ser libertadora.

  Comece pequeno. Crie uma “Intranet” mesmo que seja em um simples documento de texto ou numa nota compartilhada, organizando os links e informações vitais.

  Recupere um pouco da leveza e aproveite o que o mundo digital realmente pode oferecer: agilidade.
  
  Gostou? Compartilhe com aquele colega que está sempre perguntando “onde está o link?”.
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